Kiszervezés - Költséghatékony megoldások (nem csak) KKV-k számára (x)

Egyre több vállalat dönt a kiszervezés mellett, mivel számos előnnyel bír, ha a vállalkozás egy-egy tevékenység elvégzését megbízható és megfelelő szaktudással rendelkező külső szolgáltatóra bízza. Ezzel nem csak hatékonyságát növelheti a vállalkozás, hanem költségeit is csökkentheti, illetve elkerülhet bizonyos jogszabály változásokból eredő problémákat és pótlólagos kiadásokat is.

Kis- és középvállalkozásnak főleg az olyan speciális tudást megkívánó szakterületeken érdemes a tevékenységüket külső félre bízniuk, ahol a felmerülő munka mennyisége még nem olyan mértékű, hogy akár főfoglalkozású, vagy akár részmunkaidős munkatársat alkalmazzanak az adott feladatok elvégzésére. Így ahelyett, hogy egy magasan kvalifikált munkatársat fizetnének meg teljes munkaidőre - aminek az adott munkatárs csak töredékét tölti el produktívan -, olyan konstrukciót tudnak választani, amikor csak a ténylegesen munkával töltött időt, vagy az elvégzett munka ellenértékét kell megfizetni.

Ráadásul némely feladat annyira összetett, hogy sok esetben egy szakember nem is rendelkezik önmagában elegendő tudással vagy tapasztalattal a feladat megfelelő minőségben történő végrehajtásához. Egy kiszervezett feladatok ellátására specializálódott szervezet több területről gyűjt maga köré szakembereket, így a támasztott követelményeknek általában könnyebben meg tud felelni, mivel a kollektív tudás mindig nagyobb, mint az egyes szakemberek tudása külön-külön.

A kiszervezés főbb területei

A speciális szoftverigény és a szükséges szaktudás miatt mára a bérszámfejtés külső szolgáltatóra bízása teljesen általánossá vált, a társaságok pedig szinte meg is feledkeznek róla, hogy tulajdonképpen ezzel egy tipikus kiszervezést hajtottak végre.

Könyvelés esetében szintén gyakori a külső szolgáltató igénybevétele, mivel a társaságok a könyvelőtől a számviteli tudás mellett általában elvárják az adójogszabályok alapos ismeretét, a bérszámfejtés alapjainak elsajátítását, sőt néha még a jogi alapismeretek megléte is követelmény. Ezeknek az elvárásoknak könnyebben tud megfelelni egy szolgáltató csapat, mint egy könyvelő egy személyben.

Komplexebb tevékenységet végzőknél nem ritka, hogy az adóbevallások ellenőrzését (pl. áfa bevallások esetében), felülvizsgálatát adótanácsadóra bízza a társaság.

Egyre kevesebb helyen foglalkoztatnak jogtanácsost munkavállalóként, sokkal gyakoribb, hogy a mindennapi ügyeket is külsős ügyvédekre bízzák.

Akár a bérmunka is ilyennek tekinthető, amikor a gyártás bizonyos részfeladatait (pl. hegesztés, galvanizálás, összeszerelés) külső partnerre bízza a társaság.

A munkaerő kölcsönzés is felfogható így, hiszen ezzel a munkaügyekkel járó jelentős tevékenység kerül ki a külsős félhez (toborzás, bérszámfejtés, stb.).

Emellett persze az adott társaság adottságaitól is függ, hogy működésének mely területét akarja vagy tudja külső félre bízni (minőség-ellenőrzés, ügyfélszolgálat, direkt marketing, telemarketing, stb).

Mire kell odafigyelni?

Fontos, és mindkét érintett fél érdeke, hogy kiszervezést megelőzően nagyon pontosan lefektetésre kerüljenek a szolgáltatás keretei. Meg kell határozni, hogy melyek azok az információk, dokumentumok, amiket az adott társaság átad, hogy a külső szolgáltató el tudja látni a feladatát. Azt is meg kell határozni, hogy ezeket mikor, milyen módon, milyen minőségben adja át. Mit vár el az adott társaság a szolgáltatótól, milyen határidővel, milyen formátumban kell visszajuttatni a feldolgozott adatokat vagy az elvégzett munkát. Fontos, hogy a megállapodáshoz mindkét fél tartsa magát, a társaságnak pedig figyelembe kell vennie, hogy a nem megfelelő, vagy nem időben történő adatszolgáltatása a szolgáltató részéről is csúszást, és akár plusz költségeket eredményezhet. Bár a szolgáltatók törekednek a rugalmasságra, hiszen náluk is az ügyfél az első, a szerződésben lefektetetteken kívül ötletszerűen meghatározott, egyre sokasodó plusz munkákat nem ildomos elvárni tőlük, hacsak a szerződés nem tartalmaz egy általános óradíjas kitételt.

Sok ügyvezető vagy tulajdonos még nyomós érvek mellett is nehezen ad ki akár részfeladatokat is a társaságon kívülre, mert fél, hogy elveszti az ellenőrzést az adott terület felett. Ez azonban téves gondolat, mivel a kontrollt ugyanúgy fenn kell tartani, mint amikor belső munkatárs végzi el az adott feladatot, csak legfeljebb az ellenőrzés módja kíván meg némi változtatást. Mivel a szolgáltatónál törekednek arra, hogy jó minőségű munkát adjanak ki a kezükből, szinte biztosak lehetünk abban, hogy az elvégzett munka már a szolgáltatónál is több ellenőrzési fázison ment keresztül. Így végső soron a társaságnál ellenőrzéssel töltött idő csökkenhet, ami a megspórolt költségeken felül plusz erőforrást szabadíthat fel házon belül.

Az elemzések szerzői igyekeztek olvasmányos, ugyanakkor szakszerű általános információval szolgálni. A leírtak általános jellegéből adódóan, valamint az esetleges jogszabályi változások miatt kérjük, hogy a leírtak személyre szabott értelmezésével kapcsolatban lépjenek kapcsolatba velünk.

(x)

• Címkék:
• prémium