Már a koronavírus előtti években is törvény kényszerítette a hivatalokat és a jogi személyeket az elektronikus ügyintézésre, de annak hiányát, a fejlesztések csúszását nem szankcionálták. Bár voltak jó példák is, ahol az online ügyintézés már működött, azért a legtöbb ügytípus esetében személyesen, papíralapon kellett eljárni. A pandémia megjelenésével érezhetően megnőtt a hivatalokra nehezedő nyomás, az ügyintézés nem állhatott le, azonban saját infrastruktúrájukból fakadóan, vagy az előttük álló beszerzések miatt, legtöbb esetben például nem tudták megoldani a home office-t, azokban a munkafolyamatokban dolgoztak továbbra is, amelyekben a vírushelyzetet megelőzően. „Ez természetes, hiszen ezekre a folyamatokra fel kellett és fel kell készülni, a korábbi működésben pedig ez nem volt prioritás a közigazgatásban. Ezeket a törekvéseket hirtelen előre kellett sorolni és fel kellett gyorsítani” – mondta a Portfolio-nak Várnai Zoltán Soma, az e-Jogsegéd Kft. operatív igazgatója.
Azonban ahogy a vírushelyzet elhúzódott, úgy egyre több olyan intézkedés jött közigazgatási oldalról is, melyek a digitális megoldások terjedésének kedveztek. Várnai például ide sorolja a január 1-jével életbe lépett bankkártyás fizetés lehetőségének biztosítását, mint kötelezettséget. Voltak instant törekvések is a közvetett személyes érintkezés elkerülésére, mint a paypass-os fizetés határértékének felemelése 15 ezer forintra. A hivatalok közül pedig a NAV élen jár az elektronikus ügyintézés teljes körűvé tételének folyamatában.
A rendszer alkalmas lenne
Tipikus példája a rendszer működésének a gépjárműlízinghez kapcsolódó ügyintézés. Erre az elmúlt években az a gyakorlat alakult ki, hogy személyesen, a kormányablakokban lehetett elvégezni a szükséges teendőket. A vírus miatt azonban ez a megoldás kockázatossá vált. „Utánajártunk az elektronikus ügyintézés lehetőségének ennél az ügytípusnál, és a XIII. kerületi kormányablakkal leegyeztettük azt a folyamatot, amit jelenleg az állami felületen keresztül is lehetne alkalmazni, de lefordítottuk ezt a saját szolgáltatásaink nyelvére is, hogy rajtunk keresztül, még egyszerűbben - kevesebb mint feleannyi lépésből – meg lehessen ezt oldani” – mondta Várnai.
De már az állami rendszer is alkalmas lenne arra, hogy személyes megjelenés nélkül, otthonról, elhagyva a papírokat ez az ügymenet online megvalósítható legyen.
A szakember szerint azok az ügyintézők, akik a gépjárműlízing-folyamatokat intézik a saját rendszerükben, például egy számlavezető rendszerben, felkészíthetők arra, hogy néhány kattintással egy meghatározott formátumban átadják az adatokat az e-Jogsegéd rendszerének. Így egy automatikus folyamat az adatokból létrehozza a kimenő elektronikus üzeneteket a tartalommal együtt, amivel jelentős időt spórol meg az ügyintézőknek. A küldés előtt - akár az összes aláírandó üzenetet - már csak egy kattintással alá kell írni elektronikusan, és a kézbesítés automatikusan megtörténik a megfelelő hivatal tárhelyére.
Kevés az innovatív vállalatvezető
Egy másik aktuális példa az otthonteremtési és otthonfelújítási támogatásokkal kapcsolatos, ahol rengeteg megkeresést kapnak a pénzintézetek. 2021. február 1-től az állami kamattámogatású lakáscélú fogyasztói hitel-, kölcsönszerződés, valamint az azt biztosító jelzálogszerződés esetében, a közjegyzői dokumentumok tervezetét egy meghatározott okiratminta alapján szükséges a közjegyző rendelkezésére bocsátani. Ezeknek a szerkesztését a hitelintézetek és pénzügyi szolgáltatók jellemzően termékenként és hitelkérelmenként egyesével, kézzel bevitt adatokkal állítják elő az ÁNYK-programban. Várnai szerint ezeknek a nyomtatványoknak az összeállítása és kezelése nagymértékben támogatható a digitalizációban rejlő lehetőségekkel, így az ügyintézés idő- és erőforrásigénye jelentősen csökkenthető.
A jelzáloghiteleknél az ügyintézés korábban papíralapú volt. A közjegyzői okiratokat postán, személyesen, hagyományos módon lehetett intézni. „Miután megjelent a törvényi változás, megterveztünk egy folyamatot, amit rendszerünk támogatni tud, majd piaci felmérés keretében felvettük a kapcsolatot ügyfeleinkkel, hogy kikérjük véleményüket a megvalósítandó fejlesztésről. Ennek eredményeképpen egy specifikált, kiegészítő szolgáltatást hoztunk létre ezen folyamatokhoz, ami azóta már minden e-Cégkapu ügyfelünk számára elérhető” – tette hozzá Várnai, aki szerint szükség van a proaktivitásra, mert egyelőre kevés az innovatív vállalatvezető a hazai piacon. Másik hátráltató tényezőként megemlíti, hogy ezek a problémák legtöbbször ügyintézői szinten jelentkeznek egy-egy szervezetnél, melyek gyakran nem jutnak el a döntéshozókig.
Végeredményben egy személyes ügyintézést igénylő, hagyományos folyamatot tereltek át digitális útra: a fejlesztéssel az érintett pénzintézetek rendszerei specifikált adatokat tudnak felhasználni automatikusan, a közjegyzői okiratminta elektronikus kitöltése során.
Az e-Jogsegéd megoldása például úgy néz ki, hogy az ügyfél oldalán az adatokat egy algoritmus kigyűjti egy adatbázisba, az ügyintéző pedig feltölti a megfelelő e-Cégkapu funkcióhoz ezt a táblázatot. A rendszer felismeri, hogy melyik adatot, hová kell tenni az adott elektronikus nyomtatványon, és előkészíti véglegesítésre az ügyintéző számára a kimenő üzenetet.
Ráéreztek a piaci szereplők fájdalompontjaira
A digitalizáció egyik fő kérdésköre jogi szempontból az, hogy a biztonság, az adatvédelem mellett a hitelesség is biztosított legyen. Az említett otthonteremtési okiratmintánál a közjegyző csak akkor foglalkozik a dokumentummal, ha elektronikus aláíró tanúsítvánnyal van hitelesítve, különben az e-ügyintézési törvény miatt visszadobhatja azt. Az elektronikus aláírást itt a pénzintézet részéről például dokumentumonként el kell végezni, ami ilyen tömegszám esetében rengeteg időt vehet igénybe.
„A piaci szereplők fájdalompontjai közül ráéreztünk arra, hogy a tömeges műveletek iránti igény jelen van, de nem kifejezetten keresik még a megoldásokat. Legtöbbször eszükbe sem jut, hogy a tömegesség is biztosítható. Nálunk például már egy kattintással véglegesíthetőek az üzenetek egy tömeges elektronikus aláírási folyamat elindításával”– jegyezte meg a cég operatív igazgatója.
Ez persze akár évekig is eltarthat, de a fejlődés megindult, a 2020-as év pedig rámutatott arra, hogy a hatékony digitális átálláshoz legalább a vágynak meg kell lennie a vezetőkben, illetve a szakértőkben, hogy felderítsék a digitális transzformáció kapcsán felmerülő nehézségeket és minél hatékonyabbá akarják tenni folyamataikat. Ma már többen vannak azok a vezetők, akik ezt felismerték, mint akár egy évvel ezelőtt, és legalább már ötletként ott van a feladataik között, hogy ebben előrelépjenek.
Sokszor felmerül az igény a változtatásra, de gyakran nem tudják, milyen irányba induljanak. De ha már van egy ötlet vagy javaslat, akkor már el lehet indulni a fejlesztéshez vezető úton
– vélekedik Várnai, aki szerint vannak már eredmények, amiket akár testközelből láthatunk, érezhetünk, de a legtöbb ilyen változás – evés közben jön meg az étvágy alapon – még előttünk áll. Az e-Jogsegédnél azt tapasztalják az üzleti tárgyalásaik során, hogy sok vállalatnál leálltak futó projektek, amelyeket még a pandémia megjelenése előtt indítottak, és a piaci szereplők átcsoportosították az erőforrásokat az elektronikus ügyintézésre való átálláshoz. „Új megoldásokat vezetnek be, rendszereket vonnak össze, folyamatokat egyszerűsítenek. Ezek gyakran nem azonnal forintosítható eredmények, de mindenképpen átcsoportosítható többleterőforrást eredményeznek” – mondta az operatív igazgató.
Nem csak a profit a hajtóerő
Közigazgatási oldalon például egyáltalán nem a profitra való törekvés, hanem az információk minél gyorsabban való előállítása a cél, ami alapján minél hamarabb döntéseket lehet hozni.
A pandémiás helyzetben az idő emberéleteket jelenthet, és ha nincs azonnali visszajelzés akár egyes piaci ágazatok oldaláról, hogy hogyan változik a teljesítményük, akkor azokra nem lehet reagálni, például támogatásokkal. „Ha ezek az információk szinte azonnal beérkeznek, és gyorsan feldolgozzák azokat – akár automatikusan –, valamint még tűréshatáron belül az adatok fel is használhatók, azzal sok mindent meg lehet menteni” – vélekedik a vezető.
Egy másik érdekes megközelítés pedig HR-oldalról világítja meg az állami rendszerekben rejlő potenciált: a Hivatali Kapu, mint hivatali tárhely, nemcsak a Cégkapuval, hanem az Ügyfélkapuval is tud kommunikálni, például a NAV az adóbevallásról ide küld értesítést. Egy másik rendszer ugyan, de az üzenet az Ügyfélkapuban landol. Várnai szerint ezt nemcsak ilyen specializált ügyek intézésére lehetne használni, hanem akár a hivatalok, valamint a közigazgatásban részt vevő szervezetek a saját munkavállalóik számára is elküldhetnék a HR-üzeneteket, a havi bérlapot, a szerződésmódosítást, de akár kidolgozhatók például be- és kiléptetési folyamatok is. Ez egyrészt gyorsítaná az ügyintézést, másrészt a HR-osztályról venne le terhet, harmadrészt ezeknek a hivatalosnak minősített iratoknak a tárolását könnyítené meg.
Nem történne meg például az az eset, hogy otthon elrakjuk valahová ezeket a dokumentumokat, és jó eséllyel sosem találjuk meg őket akkor, amikor szükséges lenne. A HR ügyintézési folyamat is átalakulhatna elektronikussá azáltal, hogy akár a munkaszerződést is elektronikusan írhatnák már alá a felek
– tette hozzá az operatív igazgató.
A cikk megjelenését az e-Jogsegéd Kft. támogatta.
