Rengeteg olyan folyamat van egy cég életében, amely digitalizálható lenne, de a vállalkozások nagy része különböző okokból kifolyólag nem lép. Pedig az irodában keringő iratok manuális feldolgozása nem túl hatékony, ráadásul hibalehetőségekhez vezet, ami pedig idő- és pénzveszteséget eredményezhet. Úgy tűnik, hogy sok vállalat számára épp a koronavírus kirobbanása volt a katalizátor, ami hozzájárult a digitalizációs folyamatok felgyorsításához.
Pataki Tamás, a Canon Hungária Kft. üzletfejlesztési menedzsere a Portfolio-nak elmondta, a vírushelyzet őrült módon beindította a dokumentumszkennerek iránti igényt.
"Az elmúlt hetekben az egyik nagy könyvvizsgáló cég jelentkezett, hogy mielőbb szeretnének megvásárolni egy gyors, kompakt szkennert. Történt ugyanis, hogy a cégnél mindenki home office-ban dolgozott, és akkor jöttek rá, hogy bizonyos folyamatokat képtelenség otthonról elvégezni, például a számla- és szerződés érkeztetést, postai iratok rendezését. Egy közepes teljesítményű dokumentumszkenner, ami a napi postát digitalizálja viszont számukra tökéletes megoldás. A gépet pedig nem is az irodában állították munkába, hanem az egyik alkalmazottnál" – mondta a szakember, hozzátéve, több kórház szintén a közelmúltban kezdett el nagy teljesítményű szkennerekkel dolgozni. Ezzel is csökkentve a papír alapú dokumentumok fizikai utaztatását-érintését, ezáltal csökkentve az infektológiai veszélyt.
Jelentőse automatizálható a dokumentumrögzítés és a feldolgozás is, az egész folyamat gördülékenyebb és gyorsabb
– mondta Pataki, hozzátéve, az eszköz jelentősen megkönnyítheti az iratok kezelését a kis irodáktól a nagyvállalatokig.
Érzékenyen érinti a magyar vállalkozásokat a koronavírus
A hazai vállalkozásokat nagyon érzékenyen érinti a járvány. Ezt alátámasztja a K&H Bank márciusban készített kkv bizalmi index kutatása is: míg március 11-e előtt még a kkv-k 57 százaléka várt növekvő árbevételt, addig március 24-re ez az arány 11 százalékra zuhant.
A csökkenő profitvárakozások következtében a kkv-k költségoldalon próbálnak javítani a vállalkozás pénzügyein, ez pedig megmutatkozik a beruházási kedv csökkenésén. Érdekes, hogy a március elején készült felmérés során csak a bank által megkérdezett kkv-k negyede nem tervezett semmilyen beruházást az idei évre, ez az arány azonban rövid idő leforgása alatt több mint duplájára, 59 százalékra ugrott fel.
Pataki Tamás azonban hangsúlyozta, hogy sok vállalkozás számára ezekben a nehéz időkben is megoldást jelenthet a szkenner, hiszen a segítségével teljes irattári anyagok, betegkarton nyilvántartások, vagy központi digitalizálási feladatok egyaránt végrehajthatók. Ráadásul sok esetben nem is milliós nagyságrendű kiadással kell kalkulálni, a kisebb cégek esetén egy kisebb kapacitású dokumentumszkenner is bőven elég, amely nagyságrendileg 200-300 ezer forinttól indul, és a vállalat mégis maximalizálni tudja a kulcsfontosságú dokumentumok stratégiai, pénzügyi, operációs és szellemi értékeit, ezzel növelve a vállalati teljesítményt.
Dokumentumkezelés otthonról, biztonságosan
A manuális iratkezeléssel együtt jár, hogy a kulcsfontosságú dokumentumokat széfben tartják. A digitalizált iratok esetén is felmerül a biztonság és a hozzáférés kérdése. Pataki elmondta, a jelszavas bejelentkezés, az automatikus kijelentkezés, a küldés előtti címmegerősítés, valamint a felhasználók és a beállítások távoli kezelése révén a biztonság alapvető.
Az elektronikus dokumentumok megkeresése, nyomon követése, vagy az azokból történő kulcsfontosságú adatok kinyerése pedig sokkal egyszerűbb és gyorsabb, mint a hagyományos papírlapú dokumentumok esetén.
Ha valamelyik cég most szeretne beruházni egy szkennerre, nagyon rövid idő alatt hozzá tud jutni a számára legideálisabb eszközhöz.
Ha egy vállalat megkeres, akkor az első lépés az, hogy tesztelünk, demózunk. Ha tudjuk, hogy várhatóan mennyi a napi beolvasási igény, milyen típusú dokumentumokat milyen gyorsan akar egy cég kezelni, akkor ez alapján már el tudunk indulni, és testre szabni, az egyéni igényeknek megfelelően
– mondta Pataki, hozzátéve, az eszköz szoftveres támogatása is testre szabható, ki-ki eldöntheti, milyen szintű támogatást szeretne igénybe venni. A járványhelyzet alatt külön megnövelt erőforrás áll rendelkezésre szakember és eszköz kapacitás tekintetében is.
Címlapkép: Getty Images
A cikk megjelenését a Canon Hungária Kft. támogatta. Május 6-án, 12-én és 14-én a cég online előadást tart az üzleti megoldásaikkal, digitalizációt elősegítő szolgáltatásaikkal kapcsolatban.
