Ősszel a szabadságról visszatérve amikor a nyaralás emlékei elhalványulnak, és az üzleti tevékenység felgyorsul. Ráébredünk, mennyire nem szeretünk dokumentumokkal dolgozni az irodában. A szerződések halmaza csüggedéssel tölt el bennünket, ügyfeleink kézzel kitöltött nyomtatványai kétségbeesést keltenek. Mobilfotók, szkennelések és fénymásolatok formájában beküldött számlák és szállítólevelek feldolgozása komoly problémákat okoz, megkeserítve az életet. De ennek nem kell így lennie…
1. Feldolgozandó dokumentumok tömkelege:
Az ügyletekre és pályázatokra való felkészülés felelősségteljes feladat. A nyomtatott brosúrákban és a nem szerkeszthető PDF-dokumentumokban lévő számsorok és oszlopok komoly kihívást jelentenek és órákig tartó, fáradságos kézi erőfeszítést igényel a feldolgozásuk. De szükséges ahhoz, hogy fontos számításokat végezzünk. Minél összetettebb a projekt, annál több információt kell feldolgozni ahhoz, hogy a partnerek megfelelő árakat és profitbecsléseket kaphassanak.
A Balfour Beatty Rail, vezető brit vasútépítő cég is ugyanezekkel a problémákkal küzdött. A cég beszerzésért és pályázatkészítésért felelős osztálya digitálisan feldolgozhatatlan formátumban kapta meg a beszállítóktól az árakat. Ezeket manuálisan kellett bevinni digitális táblázatokba további számítások elvégzéséhez. Órákig tartott. A hatékonyság gyenge volt, és a hibák szinte elkerülhetetlenek voltak
A szakemberek szövegfelismerő (OCR) megoldást javasoltak bevezetésre. A cég az ABBYY FineReader alkalmazást választotta a szoftver kitűnő pontossága miatt. Ezzel minden dokumentum egyszerűen menthető digitális formátumban, és az adatok nem igényelnek manuális bevitelt. A cég vezetése úgy becsülte, hogy a korábban egy akár 4 órát meghaladó dokumentumfeldolgozás most 10 percet vesz igénybe.
2. Hogy lehet bármit is megtalálni, ha a papíralapú dokumentumokban nincs keresés funkció?!
Alkalmazottak adatait kéne megtalálni? Lehet, hogy a főnök kért mellékleteket az elődje által több éve kötött szerződésekhez. Ha csak szekrények állnak rendelkezésre tele dokumentumokkal, akkor nem épp irigylésre méltó a várható munka! Itt csak egyet lehet tenni, elegendő kávét bekészíteni éjszakára, és elkezdeni kiásni a papírokat. Vagy...
A Krigsman Partners, a melbourne-i székhelyű nagy jogi szolgáltató és adótanácsadó cég hasonló helyzetbe került. A cégnek sokféle dokumentummal kell dolgoznia, amiből sok szkennelt, másolt, okostelefonon készült fénykép és nem szerkeszthető PDF fájlként érkezik be. Egy bizonyos ponton a vállalat azt a célt tűzte ki, hogy ezt a heterogén adathalmazt egyetlen formátumba alakítsa, lehetővé téve a dokumentumok tárolását és szerkesztését, és ami még fontosabb, hogy digitális kereséssel minden megtalálhatóvá váljon.
A Krigsman minden partnere számára vásárolt egy ABBYY FineReader licencet, és ez lett az egyetlen eszköz a PDF-dokumentumok feldolgozásához a vállalaton belül. Az eredmény hamar láthatóvá vált. Korábban egy teljes munkanap kellett két, különböző évekre vonatkozó 40 oldalas ügyfélbizalom-nyilatkozat összehasonlításához és a különbségek észleléséhez. Most már csak néhány másodpercig tart. A vállalat akár 1000 dollárt is megtakarít alkalmanként, amikor ezt az új feldolgozási technológiát használja kereséshez vagy dokumentumok összehasonlítására.
3.Távmunka és a Home-office
A karantén megtanított minket arra, hogy a távmunka biztonságosabb, és sok időt takarít meg. Sajnos sok cég még mindig nem tért át a digitális dokumentumfeldolgozásra.
Sok dokumentumot, még az elektronikus formátumúakat is, továbbra is olyan változatban tárolnak, amely nem teszi lehetővé a távoli közös munkát. A papíralapú szerződés pedig még kevesebb lehetőséget kínál a távmunkára! Éppen ezért az alkalmazottak kénytelenek visszatérni a nyomtatókkal és konferenciatermekkel felszerelt irodákba. Vagy...
A legtöbben úgy gondolják, hogy a szövegfelismerő szoftver csak dokumentumbeolvasáshoz használható. A modern PDF-megoldások képességei azonban jóval túlmutatnak ezen. A FineReader PDF például lehetővé teszi az irodai dolgozók számára, hogy közvetlenül PDF fájlokkal és beolvasott dokumentumokkal éppoly egyszerűen dolgozzanak, mint a szöveges dokumentumokkal. A forrástól, a mérettől vagy a fájl létrehozásának módjától függetlenül. Ez azt jelenti, hogy a távmunkára való átállás és a dokumentumokkal való közös munka többé nem jelent problémát. Az alkalmazottak csapata a világ bármely tájáról is szerkesztheti, összehasonlíthatja, aláírhatja és megjegyzéseket fűzhet a PDF dokumentumokhoz.
Ha szeretné kipróbálni a szoftvert, akkor kattintson ide.
(x)
