Az új technológia bevezetése rengeteg változással járhat egy cég életében. Hogyan érdemes ezt kezelni, hogy a lehető leggyorsabb és leghatékonyabb legyen az átállás?
Sokan úgy gondolják, hogy a digitalizáció vagy az automatizmus bevezetése egy olyan lépés, amelynek hatására egy varázsütésre megjavulnak a dolgok. Ez azonban egy általános tévhit. Arról kevesen beszélnek, hogy a kívánt eredmény eléréséhez rengeteg olyan belső munka is szükséges, ami egy szervezet számára sokszor megterhelő lehet. A folyamatok, a meglévő munkatársak átszervezése és az egymásra épülő munkafolyamatok hatékonyabbá tétele pedig olyan feladat, ami megfelelő tervezést igényel.
Sokan csak az automatizmus bevezetése után jönnek rá arra, hogy nem gondolták át előre a következő lépéseket, nem tervezték meg megfelelően az átállás folyamatát.
Talán ez a legnagyobb hiba, amit érdemes minden cégvezetőnek elkerülnie. Fontos, hogy mindig előre tervezzünk, legyen egy átlátható és megvalósítható stratégiánk, és tisztán lássuk magunk előtt azt a célt, amelynek érdekében belevágunk az innovációba.
Mi a helyzet abban az esetben, ha egy vállalkozás távlati célok nélkül, kevésbé átgondolt stratégia mellett vág bele a fejlesztésbe? Előfordulhat, hogy a törekvés hiábavaló?
A törekvés semmiképp sem hiábavaló, hiszen a munka a komolyabb stratégia hiányában sem megy kárba. Ha önmagában javult egy folyamat, akkor a ráépülő folyamat is javítható, fejleszthető, tehát semmiképp sem beszélhetünk kidobott pénzről vagy energiáról. Egyszerűen csak arról, hogy ebben az esetben lényegesen több energiát igényelhet a fejlesztés és az újratervezés, mintha előre átgondoltuk volna a folyamatot.
Éppen ezért nem árt, ha van egy kész tervünk azzal kapcsolatban, hogy a fejlesztésekkel hova is szeretnénk pontosan eljutni, azonban az sem feltétlenül jelent katasztrófát, ha hirtelen vágunk neki a dolognak, és menet közben taktikázzuk ki a következő lépést.
Az automatikus számlafeldolgozásra például bármikor problémamentesen épülhet egy automatikus könyvelés vagy automatizált kifizetési folyamat. Abban az esetben azonban, ha van egy távlati célunk, határozottabban, nagyobb lépésekben haladhatunk, és tudatosabban használhatjuk ki a részfeladatok automatizálásában rejlő lehetőségeket.
A hazai vállalatok szempontjából mi a jellemző a jelenlegi helyzetben? Minél hamarabb szeretnének belevágni a fejlesztésbe, ezáltal versenyelőnyhöz jutni, vagy inkább a kivárás és a tervezés időszakát éljük jelenleg?
A hazai cégek esetében elmondható, hogy a technológiai érettség és a tudásszint egyre magasabban van, és egyre nagyobb a nyitottság a fejlesztésekre. Most azonban egy nagyon erős kivárás tapasztalható. Ez csak részben a bizonytalan gazdasági helyzet eredménye, másrészt azonban a technológia gyors fejlődésének, változásának is köszönhető. A legtöbben nem szeretnék ugyanis, ha a választott technológia pár éven belül elavulttá válna. Ez utóbbi tényező azonban egyre kevésbé jelent problémát, hiszen a piaci szereplők folyamatosan azon dolgoznak, hogy az általuk kínált technológiákhoz biztosítsák a megfelelő frissítéseket és a csereszabatosságot.
A gazdasági körülményekkel már nehezebb megküzdeni, és sokan emiatt halogatják a fejlesztéseket.
Ez érthető, azonban fontos hangsúlyozni, hogy azok, akik most lépnek, komoly versenyelőnyhöz juthatnak a piacon, míg azok, akik túlságosan sokáig gondolkodnak, könnyen lemaradhatnak a versenyben.
Arról nem is beszélve, hogy a későbbiekben nagy valószínűséggel kevésbé jó feltételek mellett, drágábban és nagyobb erőfeszítések mellett lesznek csak képesek felzárkózni az új technológiákat időben integráló versenytársakhoz.
Az automatizmusnak köszönhetően jelentős mennyiségű munkaerő szabadul fel. Mi lesz velük?
Sokan továbbra is félnek attól, hogy az automatizmusnak köszönhetően a dolgozók elveszítik a munkájukat. A jelenlegi gazdasági helyzetben úgy látom, hogy ez a félelem talán még erősebb, mint korábban volt.
Főleg amikor azt halljuk, hogy már a Facebook is leépít, forró magyar startupok is kénytelenek a csapatuk akár 15 százalékát elküldeni. Nehéz elhinni, hogy bár az automatizmusok célja, hogy felszabadítsák a repetitív emberi munkát, mégis akiket érint, azokra biztos munkahelyek várnak. Ennek oka, hogy vezetői szinteken jelenleg sem világos a következő lépés, hogy a felszabadult erőforrást hova összpontosítsák és hogyan.
Vegyünk egy példát: egy vállalat eldönti, hogy automatizál egy bizonyos területen, ahol a megtakarítás háromfőnyi éves munkabér lehet.
Mondjuk ki őszintén, ez a megtakarítás azonban csak akkor lesz érvényes, ha a három munkavállalótól megválnak, vagy ha három olyan új pozíciót tölt be a cégen belül, amire nem kell új embereket fölvenni.
Utóbbi esetben nemcsak az új munkaerő fizetését, de a toborzási költségeket is megspóroljuk, amik az esetek többségében igen magasak, alsó hangon 2-3 millió forintot is jelenthetnek emberenként.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy 110-150 százalék feletti éves direkt ROI-val lehet számolni például egy jól újragondolt iktatási, számlafeldolgozási, engedélyezési folyamatban, ahol csak ott van humánerő, ahol arra szükség van, és fennmaradó erőforrásokat a növekedésre lehet fordítani.
Mire van szükség ahhoz, hogy a változás sikeres legyen? Legyen szó akár anyagi tényezőkről, akár a hozzáállás kérdéséről.
Inkább a hozzáállásbeli kérdések számítanak fontosnak. A változást ugyanis általában nem jól kezelik a cégek, ami annak köszönhető, hogy olyan statikus vállalati kultúrában gondolkodnak, aminek nem része a folyamatos változás, a megújulásra való rendszeres törekvés.
Fontos lenne, hogy folyamatosan tudjunk építeni a korábbi változásokra, fejlesztésekre, ezáltal pedig a progresszió fenntartható legyen.
A legnagyobb kihívást tehát az jelenti a cégek számára, hogy hogyan tudják kialakítani a reziliens vállalati kultúrát, hogyan tudnak lépést tartani a folyamatosan változó üzleti környezettel és elvárásokkal, és hogyan lehetnek igazán válságállóak. Mint ahogy már említettem, ennek érdekében fontos kijelölni a távlati célokat és előre tervezni és ehhez nem szégyen segítséget kérni.
Végső soron, hogy látod, mi történik azzal a céggel, ami nem nyitott a fejlesztésre és úgy dönt, hogy nem változtat?
Erre nem feltétlenül lehet konkrét választ adni, hiszen nagyban függ az adott cég piacától. Nem minden vállalatnak kell automatizmusban gondolkodnia. Az automatizmus azoknak segít, akik növekedési pályával rendelkeznek, a humán erőforrásaikat pedig szeretnék kamatoztatni a növekedésben. Ha szeretnének ugyanakkora emberi létszámmal több feladatot és munkafolyamatot hatékonyan ellátni úgy, hogy közben a kollégák nem égnek ki.
Azok a vállalatok, amelyek stagnálnak vagy egyszerűen csak ellenállnak a változásnak, előbb-utóbb azt a hátrányt fogják érezni a versenyben, hogy nem tudnak elég mennyiségű ügyfelet kiszolgálni, és nem ők lesznek az első választási lehetőség egy adott üzleti szituációban.
Összességében tehát azt mondhatjuk, hogy az automatizmus főként a növekedésre vágyó, növekedés előtt álló cégeknek segít. Valamint azoknak, akik a skálázhatóságra szeretnének támaszkodni, felkészülve arra az időre, amikor kilábalunk a válsághelyzetből és a piacok helyreállnak. Mindkét esetben elmondható azonban, hogy a megfelelő tervezés lényegesen egyszerűbbé és kifizetődőbbé teheti a folyamatot.
A cikk megjelenését a Dataxo Group Zrt. támogatta.
Fotó: Portfolio
