Tévedésben a magyar cégek: a home office nem digitális transzformáció

A home office nem digitális transzformáció

Az elmúlt időszakban a legtöbb cég életében a home office bevezetése volt ez egyik legmarkánsabb változás – már ha nem térünk ki a forgalomcsökkenés miatt bezárt üzletek sorára. Bebizonyosodott, hogy egyes munkakörökben otthonról is lehet dolgozni, miközben a home office alapelemei, például a távolról elérhető levelező programok, dokumentum kezelők és a videochat már több évtizede elérhető technológiák. Most azonban a koronavírus következtében meghozott kormányzati intézkedések miatt rohamtempóban kellett lépni.

A vezetők, operációban dolgozók ekkor döbbentek rá, hogy rendszereik mennyire analóg módon működnek. „Vegyük példaként a szerződések megkötését vagy épp a számlák kibocsátását. Az üzletmenet folytonosságához elengedhetetlen, hogy az ügyfeleinkkel tudjunk szerződni, azonban a kézi aláírás, postára járás most akadályokba ütközött” – mondta Poór Károly, a digitális megoldásokat fejlesztő SDSYS cégvezetője.

Az elektronikus aláírás és szerződéskötés az elmúlt 8 hétben nagyobb figyelmet kapott, mint az elmúlt 8 évben.

Poór szerint hirtelen hatalmas kereslet indult meg az elektronikus aláírások iránt, így például az ügyfélkapun elérhető, korlátozott funkcionalitású AVDH iránt - amely minden ügyfélkapuval rendelkező természetes személy számára díjmentes –, valamint a minősített elektronikus aláírás mellett online szerződéskötési szolgáltatásokat is adó piaci szereplők által nyújtott szolgáltatásokért. Nem beszélve az elektronikus számláról, ami iránt szintén megnőtt a kereslet, pedig a technológia már a 90-es végétől elérhető bárki számára.

„Tipikus példa a megnövekedett forgalmú webshopok elektronikus számlázása. Felpörgött az üzlet és már nem hatékony a számlákat kinyomtatni majd becsomagolni és feladni. Sokkal egyszerűbb, ha a számla kiállítását követően a számlát időbélyeggel és aláírással ellátjuk, majd elküldjük a vevő e-mail címére. Ez egy automata folyamat, nem igényel emberi idő – és energiaráfordítást, nem gátolja a logisztikát, környezetbarát is és összességében még olcsóbb is” – tette hozzá a SDSYS cégvezetője.

A digitális eszközöket egy analóg folyamat részeként alkalmazzák

Bár a legtöbb szervezet működési szinten rendelkezik digitális eszközökkel, azonban azok használatának megfelelő ismerete hiányos, illetve a folyamatok, szabályzatok nincsenek digitálisan átgondolva. Maga a szervezet nem digitálisan gondolkodik és ezáltal nem is tud digitálisan működni.

Az elmúlt 5-10 évben a cégek baltával faragták bele a digitális eszközöket a régi, nem korszerű folyamataikba. Nem azt mondom, hogy mindenki agilis módszertant vezessen be holnaptól, de nem ártana megismerni az alapjait, mert sokat segíthet ma a túlélésben. A tűzoltást követően a módszertanok és az eszközök harmóniáját kell megtalálnia a vezetőknek és erre most, ha tetszik, ha nem, időt és energiát kell szánni, átgondolni és végigvinni a szervezeteken. Ha ez sikerül, akkor a 2020-2021-es év lesz a valódi digitális transzformáció időszaka

– mondta Poór ás hozzátette, hogy most lehetünk a határvonalon: a tűzoltásnak vége van és most kezdenek strukturálisan gondolkodni a cégek. „Minap az egyik nagy retail kereskedő cég keresett meg minket, az online keresletbővülés miatt elektronikus számla szolgáltatás érdekli. Az életben nem gondoltam volna, hogy ez ott még nincs megoldva.”

Poór szerint a digitalizációs ismeretek átadása – bár sok program és konferencia törekedett erre az elmúlt évtizedben – mégsem a kívánt eredménnyel járt. Ennek oka, hogy eddig nem volt elég erős kényszer ahhoz, hogy a cégek változtassanak a bevett módszereken. Az elmúlt 4-5 évben külön-külön digitalizációs büdzsék és uniós pályázatok is támogatták a digitalizáció egy-egy szeletét.

„Ha Ipar 4.0 -ra volt dedikálva forrás, akkor robotkart vettek, ha szoftverre, akkor annyi licencet és funkcionalitást, amennyi belefért a keretbe. Ennek eredményei a használaton kívüli licencek és eszközök szinte felesleges felhalmozása lett, hisz az ezekre épülő folyamatokat nem, vagy csak kis részben sikerült megváltoztatni” – mondta a cégvezető. Mivel nem volt érdemi elkötelezettség, kiváltó kényszer a változásra, így a projektek csak részben valósultak meg és nem hozták be azt a hasznosságot, mely elvárható volna.

Ugyanakkor pályázati forrásra vannak jó példák is, például a napokban meghirdetett Ginop-1.2.8-20 , amely a mikro-, kis- és középvállalkozások technológiai megújulásához kapcsolódó fejlesztéseket támogat és amit kihasználva össze lehet hangolni egy folyamat teljes digitális újratervezését az eszközön és a szoftveren, licencen át a tanácsadásig.

De általában nem ez a jellemző így az eszközök mellett a folyamatok nem fejlődtek a cégeknél és sokszor még mindig a 90-es éveket idézik. Ilyenek például a pénzügyi folyamatok analóg adminisztrációja és küldése, fogadása (iktatókönyv kézzel vezetése, a teljesítés igazolás és annak visszaigazolásának kinyomtatott papíron való elküldése a számlával együtt postán.) A beszállítókkal való kapcsolattartás is így megy és Poór szerint nemcsak a KKV szektorban, hanem több magyar nagyvállalatnál.

A megoldás az lehetne, ha a folyamatot oldalról közelítik meg: „megnézik mi a kiindulási pont, és hova akarnak eljutni. Ezt követően végigveszik a lépéseket a céltól visszafelé. A lépések mellé pedig feltérképezik milyen eszközök érhetőek el, azok hogyan kapcsolódnak a meglévő rendszerekhez, milyen módon üzemeltethetőek.”

Az adóhatóság jótékony nyomást gyakorol a cégekre

Első hallásra talán meglepő lehet, de a NAV digitális törekvéseiből a hazai vállalkozások is profitálhatnak. A kötelező adatszolgáltatási összeghatár eltörlésével – július elsejétől – lehetőség nyílik arra, hogy a vevő részére kiállított összes számla adattartalma a NAV-tól lekérhetővé váljon.

„Ez önmagában is egy remek funkció és ezt kiegészítve több szolgáltató is készül automatizálni a pénzügyi folyamatokat. Az RSM Hungary Zrt. Connectax felhő alapú platformja a megszaporodó M-es lapok automatikus kitöltését, a teljes ÁFA bevallás automatizálását, míg az SDSYS a szállítói számlák teljes automatikus rögzítését, a számviteli bizonylat képét és annak adattartalmát kapcsolja össze 100 százalék adatpontossággal, így nem szükséges kézzel vagy OCR alapú számlafeldolgozó alkalmazással dolgozni” – említett pozitív példákat Poór és hozzátette, hogy közvetetten ugyan, de a NAV Online Számla 2.0 elérhetővé tette minden magyar vállalkozás számára az akár teljesen automatikus szállítói számla rögzítést is.

Poór szerint olyan érintésmentes megoldásokra van szükség, amelyek egy egyszerű, jól integrálható megoldással a teljes digitális térbe helyezik az analóg eljárásokat.

„A jelenleg használt bonyolult és sok lépésből álló folyamatokat - mint például egy emailen keresztül történő visszaigazolás, ami sokszor kering a rendszerek között akár hibás címzettekkel, rossz csatolmányokkal, hogy a folyamat végén a kapott dokumentumokat nyomtatni, szkennelni, iktatni és később tárolni kelljen – könnyen ki lehetne váltani egy gyorsabb, biztonságos, zárt csatornával, amely biztosítja és kontrolálja a dokumentumok áramlását, nyomtatás nélkül. Ilyen megoldásokra van most szükség, ami a jelen egészségügyi veszélyhelyzetben mellőzi a személyes érintkezést” – összegezte Poór, hogyan képzeli a valódi digitális átállást.

A cikk megjelenését az SDSYS támogatta.