A digitalizáció érdemi változást hoz a jogász szakmában is. A felhőalapú technológiai megoldások jelentősen megkönnyítik az ügyvédek életét, növelik a hatékonyságot és segítségükkel komoly lépéselőnyre tehet szert egy ügyvédi iroda. Marossy Dávid, a Canon Információ Menedzsment terület üzletfejlesztési menedzsere a Portfolio-nak elmondta, leginkább egyéni vállalkozók és néhány főt foglalkoztató ügyvédi irodák érdeklődnek a dokumentumkezelő rendszerek, digitális asszisztensek iránt.
"A jogi területen minden ügyben – legyen szó nyilatkozatokról, cégiratokról, határozatokról vagy kérelmekről, – több tíz-, vagy akár százoldalas dokumentumok keletkeznek, rengeteg szenzitív adattal. A papíralapú dokumentumkezelés időigényes, azonban a megoldásunkkal a különböző dokumentumokat indexálni lehet, ellátni különféle meataadatokkal, így pedig a nagy mennyiségű szöveg kereshetővé válik” – magyarázta a szakember, hozzátéve, sokszor gyorsan van szükség valamilyen információra, de egy ügyvédi irodában egy-egy ügyhöz kapcsolódóan is rengeteg irat születik. A dokumentumkezelő azt teszi lehetővé, hogy úgy tudjanak konkrét keresést lefolytatni a rendelkezésre álló irathalomban, hogy nem egyesével fésülik át a dokumentumokat, hanem az összes iratban fut le a keresés.
Bármilyen szerződést, bármilyen szerződésben foglalt információt is kell előkeresni, pillanatok alatt megtalálható a több száz, több ezer dokumentum között is
– mondta Marossy. A jogi szakmában kiemelten fontos a biztonság és az adatvédelmi követelményeknek való megfelelés. A szenzitív adatokhoz való hozzáférés egy dokumentumkezelő rendszernek köszönhetően nagyon cizellált módon megvalósítható, így adott ügyvédi irodánál sem férhet bárki hozzá bizonyos iratokhoz, kizárólag az üggyel foglalkozó szakember.
A dokumentum-megosztás vagy egy ügyféltől történő dokumentumbekérés szintén időigényes, amennyiben papíralapon vagy e-mailen keresztül történik. Ennél a szenzitív adatok védelme szempontjából biztonságosabb és hatékonyabb is egy olyan felület alkalmazása, amelyen keresztül a jogi szakember és megbízója közvetlenül, egyszerűen tudja megosztani egymással a szükséges iratokat.
Ehhez kapcsolódóan felmerül az aláírás kérdése is: szinte minden jogi iratot szignózni kell, a megbízó és a jogi szakember számára sem egyszerű összeegyeztetni, ki mikor ér rá, hol találkozhassanak, hogy elintézzék az aláírni valókat. Jelentősen megkönnyíti a mindennapokat az elektronikus aláírás, használatával csökkennek a papírral, nyomtatással, postázással, dokumentumok fizikai tárolásával kapcsolatos költségek, ráadásul az e-aláírás a legtöbb országban jogi szempontból is elfogadott. Több, az Európai Unión területén található, elektronikus aláírást kínáló cég szolgáltatása integrálható a Canon rendszerébe, az elektronikus ügyintézés pedig jelentősen felgyorsítja a folyamatokat, ügymenetet.
Dobozos termék nincs, egyedi igények és megvalósítások a jellemzőek
– mondta a Canon szakértője, hozzátéve, egy pár fős, kisebb ügyvédi iroda számára ideálisak a havidíjas szolgáltatásként igénybe vehető szolgáltatások, ezek költsége pedig havonta nem haladja meg a 100 eurót. Egy egyszerűbb rendszer pedig 5-10 nap alatt kiépíthető.
A digitalizáció az összes alapvető jogunkat érinti
A digitalizáció központi elem volt a 2021-es Közép-Európai Közjegyzői Kollokvium előadásaiban is. Mázi András, az Igazságügyi Minisztérium igazságügyi hivatásrendi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkára októberben úgy fogalmazott, technológiai újítások beszivárognak a jog területére is, ezek hatása jogterületenként eltérő mértékű. Ugyanakkor elengedhetetlen, hogy a digitális eszközök használata biztonságos legyen, ezt, ha szükséges, a meglevő jogintézmények korrekciójával, vagy új jogintézmények megalkotásával lehet biztosítani. Kitért arra is, hogy az elmúlt hónapok fontos tapasztalata, hogy könnyebbé vált az adatok előállítása, összegyűjtése és felhasználása, és hogy bizonyos szektorokban már adatvezérelt döntéshozatalt vezettek be, ezek valós idejűek, így az esetleges jogi, közjegyzői korrekció is gyorsabb és hatékonyabb lett.
A cikk megjelenését a Canon Magyarország támogatta.
Címlapkép: Getty Images
