A hibrid munkavégzés elterjedésével a dokumentumkezelésben is felgyorsult a digitális átalakulás, ugyanakkor a legtöbb munkahelyen még mindig vegyesen, papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat,
a vállalkozások 11,5 százalékánál pedig még mindig papíralapú a teljes folyamat
– derül ki a Canon Hungária Kft. felméréséből. Marossy Dávid, a Canon Információ Menedzsment terület üzletfejlesztési menedzsere a Portfolio-nak elmondta, a szállítmányozással foglalkozó cégek számára különösképpen nagy kihívást jelent, hogy a fuvarokmányok, megrendelőlapok, menetlevelek, teljesítési igazolások kiállításának egy része még mindig papíralapú.
"Mitől tesz szert versenyelőnyre egy nagyvállalat? A válasz az, hogy a folyamatai sokkal hatékonyabbak, hiszen sok minden automatizált, így az ügymenet gyors és kevés a hibalehetőség. A kisebb magyar kkv-k tehát hátrányban vannak a nagyobb cégekkel szemben, ugyanakkor némi befektetéssel megbízható, könnyen kezelhető rendszerekre tehetnének szert, amelyek egyszerűen integrálhatóak a már meglévő iktatási folyamatokkal” – jegyezte meg a szakember, aki szerint a digitalizáció egyik nagy előnye, hogy ha bizonyos automatizálható folyamatokat levesznek a dolgozók válláról, akkor a munkaerő hatékonyabb, kreatívabb munkafolyamatokban tud részt venni.
A digitalizáció ugyanis nem feltétlenül váltja ki az emberi munkaerőt, a fejlesztés során a cél nem a munkabéren való spórolás, hanem a hatékonyságnövelés.
A dokumentumkezelő rendszerek ugyanis a kisebb, ismétlődő feladatokat is könnyedén és egységesen kezelik, sablondokumentumok esetén például lehetővé teszik az adatkinyerést, hiszen olyan funkciókat is biztosítanak, mint a beépített jelentéskezelés, az egyedi riportok vagy az automatikus indexelés és kódfelismerés - így a kezelni kívánt iratokat automatikusan hozzárendelik a szállítólevél-feldolgozó és CRM rendszerekhez.
Egy kisebb cég már havi 100 euró alatt hozzájuthat egy olyan dokumentumkezelő rendszerhez, mely széles funkcionalitással, a felhőalapú hozzáférés támogatásával, és előre konfigurált dokumentumfeldolgozási-funkciókkal segíti az átlátható munkavégzést
– mondta Marossy Dávid, hozzátéve, ugyanakkor ahány cég, annyiféle igény merülhet fel, de a Canon például kínál standard, dobozos megoldást, de teljesen személyre szabott rendszert is kiépítenek, ha az ügyfélnek arra van igénye. Marossy elmondta, mivel felhőalapú szolgáltatásról van szó, nincs szükség a már meglévő hardver eszközpark fejlesztésére, nem kell beruházni szerverekre vagy drága licencekre költeni, a hagyományos folyamatok gyorsan és zökkenőmentesen ültethetőek át digitális formába.
Marossy kitért arra is, hogy a koronavírus-járvány hatására felgyorsult ugyan a digitalizáció, ugyanakkor a Canon kutatásából kiderült, a válaszadók többsége, közel 70%-a naponta minimum egyszer, de 17% is legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy szkennert a különböző munkafolyamatok során. A papíralapú dokumentumok pedig komoly nehézséget jelentenek: a válaszadók 41%-a a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget és az ebből származó bosszúságot emelte ki legnagyobb hátrányként a mindennapi munkavégzés során.
"A hatékonyságnövelés mellett a dokumentumkezelő rendszerek másik nagy előnye, hogy hozzájárulhatnak a munkahelyi stressz csökkenéséhez is: a folyamatok átláthatóbbak, a dokumentumok gyorsan kereshetők, a monoton - például adatrögzítési - munka helyett a kollégák nagyobb ívű, kreatívabb feladatot végezhetnek” – tette hozzá Marossy.
A cikk megjelenését a Canon Hungária Kft. támogatta. A Canon szolgáltatásaival kapcsolatos további információt ezen az oldalon találhatnak.
Címlapkép: Getty Images
