Felháborodott posztot osztott meg a napokban egy kétgyermekes középvezető nő az egyik HR-fókuszú Facebook-csoportban amiatt, hogy az év végi céges party-ra főnökei a férfiaktól valamilyen – szerinte gyorsan, akár a sarki ABC-ből is beszerezhető – innivalót, a nőktől pedig házikészítésű sütit kértek. Mint írta, örül, ha a gyerekek különóráival és az ajándékvásárlással túlzsúfolt délutánok után este végre elbotorkál az ágyig, nemhogy még nekiálljon sütni. Egyébként is, tette fel a kérdést: milyen vállalati rendezvény az, ahova a résztvevők viszik a “hadtápot”?
Stresszes időszak
A december sok munkavállaló számára stresszes időszak – ajándékvásárlással, projektzárással, szabadságolásokkal, nagyvárosi dugókkal, iskolai szünettel, óvodai, iskolai rendezvényekkel megspékelve. A vezetők feladatai közé tartozik ilyentájt az is, hogy felismerjék a túlterheltség jeleit, és támogatást nyújtsanak azoknak, akiknek szüksége van erre. Érdemes például bevezetni a rugalmas munkaidőt az ünnepi időszakban, és elérhetővé tenni stresszkezelő tréningeket vagy más mentálhigiénés programokat.
Ez az időszak sokféle érzelmet hozhat elő a munkatársakból a boldogságtól a szorongásig.
Aki egyedülálló, annak azért nehéz, aki pedig családos, annak azért. Egy empatikus vezető felismeri, és kezeli ezeket a helyzeteket, emellett példát mutat abban, hogy ilyenkor is figyelmet kell fordítani a pihenésre.
Köszönöm party
Megállni, számot vetni az eredményekkel és a közeljövő kihívásaival ugyanakkor nem csak a magánéletben, hanem a munkában is kulcsfontosságú. Kiemelten igaz ez vezetőként.
Közülük az, aki képes hatékonyan, önmagának és csapatának is megfelelő motivációt nyújtva zárni az évet, stabil alapot teremt a következő időszak sikereihez, miközben erősíti a kollégák összetartozás-élményét és nem utolsósorban a vállalati kultúrát.
Az év végi időszak tehát nemcsak a lezárásról, hanem a lehetőségek megragadásáról is szól.
Kínálja magát erre a célra – azaz egy jó kis céges összetartásra és partnertalálkozóra – a karácsonyt megelőző munkanapok valamelyike. A legtöbb vállalkozásnál ilyenkor a vezetők, tulajdonosok és a kollégák összeülnek formális, vagy kevésbé kötött keretek között. A megvalósítás mikéntjére számos mód kínálkozik a közös sörözéstől, pizzázástól a díszvacsorán és koktélparty-n át a mikulássapkás paintballozásig. Az esemény jellegének csak a büdzsé és a céges szokásrend szab határt.
Egy ilyen évzáró lehetőséget biztosít arra, hogy a vezetők maguk és mások előtt is
- összefoglalják az elmúlt időszak eredményeit (különösen az eredetileg kitűzött célok fényében),
- kiemeljék a különleges egyéni szakmai teljesítményeket, az elért főbb mérföldköveket, az esetleg felmerült krízisekre adott sikeres válaszokat,
- és egyben felvázolják a célokat a következő üzleti évre.
Az év végi pihenés előtt már csak azért is érdemes beszámolni a kollégáknak a tervekről, az új projektekről, (jog)szabályokról, létszámnövelési vagy -csökkentési célokról, illetve a bónuszrendszert és a fizetéseket érintő esetleges módosításokról, hogy a szünetben lélekben mindenki hozzászokhasson a változás – vagy éppen a minden marad a régiben – gondolatához, és szükség esetén ennek megfelelően rendezze életét.
Az évzárón érdemes lehetőséget teremteni a kollégák számára, hogy feltehessék kérdéseiket akár egyéni karrierjükkel, akár a munkaterhek alakulásával, akár a küszöbön álló szervezeti átalakításokkal kapcsolatban.
Nemcsak az ünneplésről, hanem az új lehetőségek megvitatásáról is szól ez az időszak. A vezetők feladata, hogy már ilyenkor inspirálják a munkatársakat a következő év célkitűzéseinek elérésére.
Közben pedig a többiekkel együtt nekik maguknak is érdemes lassítani egy kicsit, és számvetést készíteni azzal kapcsolatban, mit értek el saját szakterületükön, pozíciójukban, és mi az, amin változtatni szeretnének rövid, közép, illetve hosszú távon. A szervezeti és személyes ambíciók megfogalmazása, rangsorolása szintén fontos állomása a későbbi hatékony évkezdésnek.
A legfrissebb HR trendekről szóló cikkeink itt elérhetőek. Kirúgás, harc a munkatársakkal, kiégés, kibírhatatlan kollégák, vagy éppen a Z generáció kihívásai? A munka világának változásait folyamatosan követjük.
Formális teendők: A struktúra és hatékonyság alapjai
Az év végi időszak számos kötelező formális feladattal jár, amelyek biztosítják a szervezeti célok teljesülését és a megfelelő működés fenntartását.
- Ide tartoznak az éves pénzügyi és stratégiai jelentések, valamint a munkatársak éves teljesítményértékelése lehetőleg objektív mutatók (pl. KPI-ok) és konstruktív visszajelzések révén, amelyek egyaránt tartalmazzák az elismerést az elért eredményekkel kapcsolatban, de a fejlesztési javaslatokat is. A tervezett és tényleges eredmények közötti eltérések elemzésére az egyén szintjétől a teljes szervezet szintjéig szükség van.
- Év végén a vezetők feladata az is, hogy biztosítsák a cég megfelelését a január 1-jétől érvényes jogszabályi előírásoknak, valamint tájékoztassák ezekről a munkatársakat. Különösen fontos ez a munkaügyi és adózási szabályok esetében.
- Nyomon kell követni a szabadságolási egyenlegek állását, és meg kell tervezni a következő évi cafeteriarendszert is. Az ünnepek közeledtével sok helyütt előre hozzák a decemberi bérfizetést, ezért a munkaügy és a bérszámfejtés novemberi feladatai gyakorlatilag összeérnek a decemberi bérelőkészítés feladataival, jelentős terhet róva az érintett kollégákra. Érdemes ezzel, valamint azzal is számolni a decemberi munkaszervezéskor, hogy – cégtevékenységtől függően – a pirosbetűs napokon szükség van ügyeletesek kijelölésére is.
Informális teendők: Kapcsolatok és motiváció
Nemcsak az üzleti teljesítmény adatközpontú elemzéséről szól az év vége, hanem az emberi kapcsolatok és a vállalati kultúra megerősítéséről is.
- A vezetők szerepe ilyenkor túlmutat a formális feladatokon, hiszen fontos, hogy figyelmet fordítsanak a csapatmorál és a munkatársak motivációjának fenntartására, személyes varázsuk pedig optimális esetben a partnerkapcsolatok ápolásában is kulcsszerepet kap.
- Remek alkalom a december arra is, hogy a vezetők kifejezzék hálájukat a csapat erőfeszítéseiért. Az elismerés nemcsak motiváló, hanem erősíti a kollektívát összetartó kohéziót is. Tehetjük egyénre szabott módon, például a jól végzett munkáért járó személyre szabott köszönőlevéllel vagy valamilyen díjazással, illetve közös csapatépítő eseményekkel, ünnepségekkel.
A vezetők év végi teendői tehát nemcsak a vállalati eredményekről, a példamutatásról is szólnak. A transzparens kommunikáció, az empátia és a konstruktív hozzáállás olyan tulajdonságok, amelyek ilyenkor különösen fontosak.
A címlapkép illusztráció. Címlapkép forrása: Getty Images
